Техника отработки негатива: что отвечать недовольным клиентам?


Как ни старайся, но угодить абсолютно всем невозможно, и это естественно. Но некоторые клиенты высказывают недовольство качеством сервиса или продуктов слишком резко. Работа с негативом — один из ключевых моментов бизнес-процесса.



В случае спорной ситуации нужно сделать все возможное, чтобы устранить недовольство клиента. Отработку негатива необходимо воспринимать не как провал, а как неотъемлемую часть рабочего процесса, на основе которого можно выявить ошибки в сервисе или производстве и устранить их. Сегодня мы расскажем вам об алгоритме, используя который вы сможете решить любую спорную ситуацию.

 

Содержание: (оформить якорные ссылки)

  1. Типы недовольных клиентов
  2. Алгоритм отработки негатива
  3. Общие рекомендации
  4. Что нельзя делать в ходе отработки негатива

 

Типы недовольных клиентов

 

У человека, который идет на конфликт, есть определенные мотивы. Существует три основных типа недовольных клиентов:



  • Первый тип. Человек заведомо не прав. Причина его негатива — личные проблемы или даже плохое настроение. Обычно у такого типа клиентов целью конфликта является желание сбросить с себя негативные эмоции.



  • Второй тип. Клиент объективно прав и у него есть основания для конфликта.



  • Третий тип. Клиент частично прав, однако на ситуацию он реагирует неадекватно.

 
 

Важно понимать, что с каким бы типом клиента вы не столкнулись, необходимо сохранять спокойствие. Раздражение человека вызывает растерянность и раздражение у сотрудника, которому приходится отрабатывать негатив, из-за чего клиент раздражается еще больше.

 

Алгоритм отработки негатива

 

Шаг первый. Анализ ситуации

Внимательно выслушайте клиента. Узнайте у него, в чем причина недовольства услугами или продуктом. Учтите, что клиент будет раздражен и, скорее всего, будет выражаться весьма эмоционально. Задавайте уточняющие вопросы, чтобы разобраться в ситуации



Шаг второй. Проявите эмпатию

Клиент должен воспринимать вас не как врага, а как союзника, который поможет решить возникшую проблему. Для этого необходимо сгладить агрессию и негативные эмоции — в этом поможет понимание его проблемы. Увидев, что вы осознаете всю плачевность ситуации, клиент перестанет оказывать давление. В этом вам помогут фразы: «Понимаю вас, мне бы на вашем месте тоже было неприятно», «Я как-то попадал в подобную ситуацию и осознаю, насколько сильно ваше недовольство».



Шаг третий. Извинения

После того, как причина конфликта выяснена и контакт с клиентом установлен, переходите к этому пункту. Извинитесь за доставленные неудобства или потраченное время. Но ни в коем случае не извиняйтесь за продукцию или сервис — так вы признаете их низкое качество.



Важно! при отработке негатива нельзя сразу переходить к извинениям. Сначала нужно по возможности устранить недоброжелательность клиента. Если же извиниться сразу, он не станет вас слушать дальше.

 

Общие рекомендации

 
 

Какова бы ни была причина конфликта, оставайтесь вежливыми, демонстрируйте внимательность и понимание. В ходе отработки негатива важно проявлять сочувствие к клиенту и показать ему, что вы разберетесь в возникшей ситуации. При личном общении не стоит избегать зрительного контакта, а при переписке, например, с помощью онлайн чата, не рекомендуется использовать общие фразы, размытые формулировки: «Спасибо за обращение», «В ближайшее время», «Мы примем соответствующие меры». Соблюдайте правила вежливого общения, обращайтесь к собеседнику по имени и отчеству.

Если же клиент требует от вас невозможного (например, в эту же минуту вернуть деньги), необходимо твердо, но деликатно показать, что вы не можете выполнить эту просьбу. В качестве аргументов ссылайтесь на статьи Законов РФ или внутренние инструкции вашей организации.

 

Что нельзя делать в ходе отработки негатива

 
 

Мы разобрали, как выглядит порядок действий при обращении недовольного клиента. Однако также следует знать, как не нужно вести себя в подобном случае:

  1. Сохраняйте спокойствие и вежливость. Не отвечайте грубостью на грубость, иначе ситуация усугубится (возникнет эффект «снежного кома»). Помните, что у вас есть еще одна веская причина не опускаться до оскорблений, ведь вы — лицо компании. Одна из важнейших составляющих имиджа — умение достойно отвечать оппоненту. Выходите из конфликтных ситуаций, попутно не создавая новых.



  2. Не пытайтесь сразу переубедить клиента. Недовольный человек хочет, чтобы его выслушали — поэтому позвольте ему высказаться. Пока оппонент не сделает этого и не выплеснет свой негатив, он не станет слушать ваши аргументы (см. «Шаг 1» и «Шаг 2» нашей инструкции).



  3. Не пытайтесь казаться слишком невозмутимым. Из-за этого клиенту может показаться, что вам нет до него никакого дела.

Это основные правила отработки негатива. Помните — насколько сложной не казалось бы проблема, из нее есть выход, ведь неразрешимых ситуаций не бывает. Умение слушать оппонента, вежливость и умение донести мысли помогут устранить любой конфликт. 

17928 просмотров

Другие статьи по этой теме


20 простых способов увеличить конверсию сайта
Когда вы начали свое продвижение в Интернете, первое, чего вы хотели добиться, — это стабильный поток посетителей на ваш сайт. После того как эта зада...
5 проблем онлайн-консультанта и можно ли их решить
Онлайн-консультант – полезный инструмент, добавляющий комфорта при работе с сайтом как пользователям, так и владельцам компании. Лидогенерация и повыш...
5 способов эффективнее использовать онлайн-чат
Виджет Me-Talk дает множество возможностей — от повышения лояльности посетителей к вашей компании до увеличения продаж. Как грамотно использовать onli...
7 секретов успешных продаж
Умение продавать – это ключевой навык современного человека. Люди старого мира понимали под этим словом прямое заключение сделки: «передал потребителю...
Автосообщение на "спасибо"
Для сбора отзывов и мнений о нашей компании вы можете создать автодействие в виде текста с изображением, которое срабатывает, когда клиент напишет “сп...
Чат поддержки или телефон горячей линии — что выбрать?
Онлайн-чат клиент для сайта и ответы оператора по телефону часто считают идентичными каналами связи с потенциальными клиентами. Ведь в обоих случаях с...
Чат-бот для Телеграм
Чат-бот для Телеграм – это программа, функционал которой настроен на автоматический ответ пользователю в переписке. Он реагирует на заранее заданные к...
База знаний: назначение и создание
В базе знаний собраны материалы и ответы для пользователей, которые используются для оптимизации обработки клиентских обращений. Шаблонные ответы соде...
Что такое маркетинговая стратегия и зачем она нужна
Под понятием маркетинговой стратегии понимается комплексная реализация задач предприятия в долгосрочной перспективе. Такие задачи направлены на продви...
Каким должен быть хороший сайт: краткое руководство и подборка полезных инструментов
Что такое хороший сайт и каким он должен быть? Чтобы ресурс стал по-настоящему продающим, необходимо грамотное сочетание удобного интерфейса, дизайна,...
Какой вид сервиса обратной связи выбрать для своего сайта
В наше время все большую популярность набирает бесплатный сервис обратной связи на сайтах компаний. Это удобно и выгодно как клиенту, так и фирме. Инс...
Как повысить конверсию сайта с помощью онлайн-мессенджера?
Онлайн-виджет Me-Talk — это комплексное решение, которое начинает работать сразу после установки на сайт. Благодаря множеству надстроек, его можно пре...
Как правильно консультировать в онлайн-чате
Сколько времени клиент готов потратить на ожидание ответа? Если верить статистике, полученной Website Builder, то ответа ожидают не более 60 секунд. ...
Как правильно выбрать менеджера для работы с онлайн-чатом
Менеджер онлайн-чата – человек, который первым контактирует с потенциальным клиентом или призван помочь ему в сложной ситуации. Важно, чтобы клиент ос...
Как удержать посетителя на сайте
На запрос «как привлечь покупателей на сайт» вам выдадут сотни информационных статей и еще больше компаний, которые готовы любым способом обеспечить в...
Как ускорить работу оператора чата
Оптимизируем работу оператора Конкуренция на современном рынке товаров/услуг стремительно растет, соответственно растут и запросы клиента. Обратившис...
Что делать, если глючит приложение оператора или личный кабинет с установленным Kaspersky
Если у вас установлен антивирус Касперского, и вы испытываете проблемы с работой личного кабинета или приложения оператора, это может быть связано с а...
Наблюдение за действиями посетителя, указка и перехват управления - как это работает и для чего это нужно?
Me-Talk – это современный многофункциональный инструмент для работы с посетителями сайта. С ним вы получаете не только скоростного онлайн-консультанта...
Общение с клиентом и ответы на его вопросы
Талант продавать – это умение работать с людьми. Важно не просто привлечь внимание потенциального покупателя, но и наладить с ним коммуникацию, удовле...
Оформление кнопки онлайн консультанта на web-сайте
Современные сайты, создаваемые с целью продвижения товаров и услуг, нуждаются в кнопке, позволяющей связаться с консультантом в режиме реального време...
Онлайн-консультанты на сайте компании
Online-консультант или помощник – одна из самых распространенных функций, с которой каждый из нас сталкивался при посещении интернет-магазинов, а иног...
Онлайн-консультант для сайтов бухгалтерских услуг
Чат-консультант для сайтов бухгалтерских услуг помогает оперативно получить нужную информацию и ответы на интересующие вопросы в любое время суток, да...
Онлайн консультант для сайтов медицинских услуг
Онлайн-консультант для сайта, или чат, представляет собой удобный инструмент связи с потенциальным покупателем или пользователем услуг. С ним продающи...
Онлайн-консультант для сайтов сферы красоты
Потребность быть красивым приводит пользователя на сайты, предлагающие товары и услуги для эффективного изменения внешнего облика. Однако после быстро...
Онлайн консультант для сайтов строительных услуг
Онлайн-консультант (чат) — особая программа для оперативного оказания помощи посетителям в режиме онлайн, которая устанавливается на коммерческие инте...
Онлайн-консультант для сайтов юридической тематики
Правовая сфера — одна из самых сложных для понимания обывателями. Из-за этого при взаимодействии с клиентами у юристов возникают некоторые проблемы, с...
Основные правила для избежания негативного эффекта от использования онлайн-консультанта
Онлайн-консультант позволяет общаться с потенциальным клиентом в режиме реального времени. Пользователь получает мгновенные ответы на интересующие воп...
Особенности создания сайта с обратной связью
Для многих web-сайтов, создаваемых с целью привлечения покупателей, а также повышения степени лояльности посетителей для блога или форума, используетс...
Отличие от основных конкурентов
Этот вопрос часто задают посетители, которые выбирают какой чат подключить к сайту. В этой статье мы расскажем о том, что делает Me-Talk уникальным ин...
Повышаем конверсию лендинга с Me-Talk
Большинство предпринимателей уже успели оценить эффективность онлайн-консультантов. Но желаемого результата можно добиться только при условии грамотно...
Правила общения в Интернете
Современные технологии открыли новые возможности для личного и делового общения. Задать интересующий вопрос, получить консультацию или договориться о ...
В чем преимущество использования WhatsApp для бизнеса
Использование приложения WhatsApp позволяет увеличить отклик от сообщества, разработать более удобные способы взаимодействия с заказчиком, а также пол...
Способы общения с посетителями сайта
Принципиальным отличием онлайн-магазина от стандартной точки продаж является отсутствие продавцов-консультантов. Многим посетителям Интернета их серви...
Способы сбора лидов с сайта
Забудьте ненадолго о продуктах и услугах, которые вы продаете. Вы можете красиво упаковать их, добавить бонусов и предложить выгодную цену, но это не ...
ТОП-7 тематик, где онлайн-консультанты наиболее востребованы
В большинстве интернет-представительств установлен виджет чата, который позволяет эффективно взаимодействовать с целевой аудиторией. Менеджеры отвечаю...
Зачем нужен онлайн-консультант для сайта?
Задача любого коммерческого сайта – не только привлечь, но и удержать посетителя, предоставить ему максимум полезной информации о продаваемых товарах ...
Зачем нужен онлайн-консультант для мобильной версии сайта
На современных Интернет-ресурсах делается все возможное для того, чтобы улучшить взаимодействие с пользователями, выведя его на принципиально новый ур...
Защита персональных данных клиентов
При посещении сайтов, регистрации на них, оформлении покупок в интернет-магазинах пользователи оставляют свои персональные данные. Их хранение и недоп...